Invoys nədir?

İnvoys (Hesab-faktura), satıcı şirkət tərəfindən alıcı şirkət adına verilən və malların və ya xidmətlərin satıldığını göstərən sənəddir və bu sənəd ödənilməli olan məhsul və ya xidmətlər haqqında məlumatı əks etdirir.

Invoys haqqında daha ətraflı:

İnvoysda adətən aşağıdakı məlumatlar olur:

• Satıcı və alıcının adı, ünvanı və əlaqə məlumatları
• Satılan məhsul və ya göstərilən xidmətlərin təsviri
• Məhsul və xidmətlərin miqdarı və qiyməti
• Ödəmə məbləği və şərtləri
• Çatdırılma və vergi məlumatları (əgər varsa)
• İnvoysun tarixi və nömrəsi

İnvoys, həmçinin ödəmənin həyata keçirilməsi üçün hüquqi əsas rolunu oynayır və alıcıdan borcun müəyyən vaxt ərzində ödənilməsini tələb edir. Bu sənəd beynəlxalq və yerli ticarət əməliyyatlarında geniş istifadə olunur.

Əmtəəni satan və ya işi görən tacir tərəfindən müştəriyə verilən kommersiya sənədidir.

Qanunvericilikdə hesab-faktura blankının təsdiq edilmiş forması yoxdur. Bu səbəbdən də onun hazırlanması sərbəstdir. Lakin, müəssisələr hesab-faktura formasında ümumi qaydada sənədlərdə vacib olan rekvizitləri nəzərə alaraq hazırlaya bilərlər.

Hesab-faktura formasında satıcı və alıcının tam məlumatları, verilən malların (işlərin, xidmətlərin) ədədinin qiyməti, ödənişə olan əsas məbləğ, malların dəyərinə daxil olan vergilərin (ƏDV, aksiz) məbləği, satıcının bank rekvizitləri barədə məlumatlar tam açıqlamalıdır.

İnvoysun növləri

1. Kommersiya invoysu — Adi ticarət əməliyyatlarında istifadə edilən və malların satışı və ya xidmətlərin göstərilməsini təsdiq edən sənəd.
2. Proforma invoys — Qeyri-rəsmi invoys olub, ödənişdən əvvəl alıcıya ilkin qiymət təklifi kimi təqdim edilir. Bu, faktiki invoysun təqdim edilməsindən əvvəl müqavilə şərtlərini göstərir.
3. Elektron invoys (e-invoice) — İnternet və rəqəmsal sistemlər vasitəsilə tərtib edilən və göndərilən invoys. Bu növ invoyslar iş prosesini sürətləndirmək və xərcləri azaltmaq məqsədilə geniş istifadə olunur.

İnvoysun məqsədi və faydaları

• Maliyyə uçotu — Müəssisələr öz gəlir və xərclərini izləmək üçün invoysları istifadə edir. Onlar maliyyə hesabatlarının əsasını təşkil edir.
• Ödənişin təstiqlənməsi — Alıcıya mal və ya xidmətə görə nə qədər borclu olduğunu rəsmi şəkildə bildirir.
• Hüquqi sənəd — İnvoys alıcının ödəmə borcunu rəsmi şəkildə təsdiqləyir və hüquqi mübahisələr zamanı dəlil kimi istifadə edilə bilər.
• İş münasibətlərini nizamlayır — Satıcı və alıcı arasında anlaşılmazlıqların qarşısını almağa və işgüzar münasibətləri qaydalarla tənzimləməyə kömək edir.

İnvoysların hazırlanması üçün istifadə olunan vasitələr

• Mühasibat proqramları — Müxtəlif müəssisələr mühasibat proqramlarından (məsələn, QuickBooks, Zoho Invoice, Xero) invoysların avtomatik hazırlanması və göndərilməsi üçün istifadə edirlər.
• Elektron invoys sistemləri — Elektron invoyslar müştərilərə və müəssisələrə kağız əməliyyatları aradan qaldırmağa və vaxtı optimallaşdırmağa imkan verir.

İnvoyslar beynəlxalq ticarətdə və daxili biznes əməliyyatlarında mühüm rol oynayır və ödəmə prosesinin şəffaflığı və dəqiqliyi üçün zəruri bir sənəddir.

Hesab-Faktura (invoys) 2 nüsxədə hazırlanır:

• Bir nüsxəsi ödəniş üçün alıcıya (sifarişçiyə) verilir;
• Ikinci nüsxəsi – mühasibatlığa verilir.

Hesab-Faktura mühasib və ya müəssisə rəhbəri tərəfindən səlahiyyət verilmiş şəxs tərəfindən hazırlanır (misal üçün, satış şöbəsinin rəhbəri). Hesab-Faktura baş mühasib və müəssisə rəhbəri tərəfindən imzalanır.